Toute entreprise dispensant des formations, dont l'autoentreprise, doit répondre à des obligations spécifiques, tout particulièrement dans le cadre du dispositif Mon compte formation. La réalisation de formation en sous-traitance répondra en outre dès le mois d'avril 2024 à de nouvelles règles.
Ces obligations s’ajoutent aux démarches classiques de l’autoentrepreneur, dont la déclaration de chiffre d’affaires (mensuelle ou trimestrielle) et la tenue d’un livre de recettes.
Pour votre activité de formateur sous le régime de la micro entreprise : suivez le guide !
La toute première déclaration
La première démarche de votre activité de formation est prévue dans les 3 mois qui suivent la première convention ou le premier contrat que vous avez signé.
Vous devez faire votre déclaration d'activité auprès de la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS en métropole).
Le bulletin de déclaration d’activité
Le bulletin de déclaration d'activité d'un prestataire de formation (formulaire cerfa n°10782*05) peut être :
- rempli directement en ligne via le service MAF (Mon activité formation) ;
- ou téléchargé et envoyé par courrier à la direction régionale dont vous dépendez.
Les pièces justificatives à fournir
- copie du justificatif d'attribution de votre numéro Siren ;
- le bulletin n°3 du casier judiciaire ;
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copie de l'un des éléments suivants :
- 1ère convention ou 1er contrat de formation professionnelle (avec le programme de la formation, les moyens pédagogiques et techniques utilisés) ;
- bon de commande ou facture établis pour la réalisation de la formation.
- si vous dispensez des formations par apprentissage : copie des statuts.
- éventuellement, sur demande de l’administration, vous pouvez être amené à fournir sous 15 jours un justificatif de la première action de formation réalisée, sa nature, le détail des participants, les compétences du formateur ou encore et la pertinence de ces compétences au regard de la formation.
Votre numéro d’enregistrement
À l'issue de cette déclaration, vous recevrez sous 30 jours votre numéro d’enregistrement.
Ce numéro devra figurer sur tous vos documents légaux avec la mention suivante : “Organisme de formation enregistré sous le numéro {votre n° d’enregistrement}. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État”.
Les documents pour chaque formation
L’information préalable au stagiaire
Vous devez informer le(s) stagiaire(s) de tous les éléments de la formation avant inscription définitive :
- le contenu et les objectifs de la formation ;
- la liste des formateurs ;
- les horaires ;
- les modalités d'évaluation de la formation ;
- les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires ;
- le règlement intérieur applicable à la formation.
Convention ou contrat de formation
Il faut ensuite établir un document, signé par le(s) stagiaire(s) et vous-même :
- une convention de formation si vous formez des professionnels ;
- un contrat de formation s’il s’agit de particuliers.
Les informations obligatoires
- le descriptif de la formation (nom, durée, programme, prérequis, nombre de stagiaires, modalités pédagogiques, techniques, logistiques, les références du formateur) ;
- l’identité de votre entreprise ;
- les données financières : montant de la formation, modalités de paiement, conditions financières en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage pour les stagiaires particuliers qui financent eux-mêmes leur formation.
À noter : le stagiaire bénéficie d'un délai de 10 jours à partir de la signature du contrat pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception. Passé ce délai, il ne peut être payé une somme supérieure à 30 % du prix convenu.
L’attestation de formation à remettre
Vous devez fournir en fin de formation au(x) participant(s) une attestation de formation. Ce document doit préciser la nature et la durée de la formation suivie.
Bilan pédagogique et financier : une déclaration annuelle
Ce BPF est obligatoire même si vous exercez votre activité de formateur de façon accessoire. Il doit être réalisé tous les ans, au plus tard le 30 avril :
- en ligne sur le portail Mes démarches emploi et formation professionnelle ;
- ou par courrier en envoyant le formulaire cerfa n°10443 au service régional de contrôle (SRC) si ce dernier accepte ce format (ainsi, les documents transmis par courrier ne sont pas acceptés en Île-de-France).
Ce qui doit figurer dans le BPF
Le site du Ministère du travail précise que “les organismes de formation n’ont plus à envoyer une copie signée du BPF par courrier à la DREETS, ni à joindre de bilan, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF par l’application fait foi”.
Pour remplir ce BPF, il est conseillé de conserver tous les contrats et conventions établies dans l’année afin d’indiquer :
- votre chiffre d’affaires avec l’origine des fonds reçus et les charges de l’entreprise ;
- les détails sur chacune des formations dispensées (nombre de stagiaires, nombre d’heures, nature, niveau, durée et objectif des formations).
- informations sur le(s) formateur(s).
Si vous n’avez eu aucune activité de formation durant l’année, retournez le bilan pédagogique et financier avec la mention « Néant ».
Si le BPF n’a pas été envoyé ou s’il ne montre aucune activité de formation, vous ne pourrez plus dispenser des formations à moins de refaire une nouvelle demande.
La certification Qualiopi : pour qui, pour quoi et comment ?
Cette certification est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant intégrer le dispositif de financement des formations par des fonds publics, dont le Compte personnel de formation (CPF).
Si vous ne disposez pas de cette certification, vous pouvez dispenser des formations sous certaines conditions en sous-traitance ou bien en dehors du dispositif de prise en charge par des fonds publics ou mutualisés de type CPF.
Formateur en sous-traitance : les nouvelles règles
Si vous effectuez des actions de formation dans le cadre du dispositif du CPF (Compte personnel de formation) en tant que sous-traitant pour un organisme de formation référencé et certifié, il vous faut connaître les règles (obligations du donneur d’ordre et du sous-traitant) mises en place pour lutter contre les fraudes au CPF par le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 (sous peine de sanctions) et qui prendront effet à partir du 1er avril 2024 :
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la sous-traitance doit faire l’objet d’un contrat qui doit préciser :
- l’intitulé de la prestation effectuée en sous-traitance, son contenu détaillé et la sanction de la formation ;
- les moyens utilisés ;
- la durée et la période de réalisation ;
- les conditions de réalisation, de suivi, d’évaluation et de sanction de la prestation ;
- le montant de la prestation et les modalités de paiement.
- le prestataire de formation ne peut sous-traiter qu’un pourcentage de son chiffre d’affaires (pourcentage non encore défini) ;
- le sous-traitant a l’interdiction de sous-traiter ;
- le sous-traitant ne doit pas être sous le coup de mesures de déréférencement de Moncompteformation (MCF) ;
- le sous-traitant micro-entrepreneur (avec un chiffre d’affaires annuel de 77 700 € maximum) est dispensé des certifications Qualiopi s’il intervient sur une partie seulement de l’action de formation éligible au CPF (et qu’il ne s’agit pas d’un bloc de compétence complet dans le cadre du Répertoire national des certifications professionnelles RNCP) ; a contrario, il devra être titulaire de la certification Qualiopi s’il assume l’intégralité de la formation ou d’un bloc de compétence complet..
Obtenir la certification Qualiopi
Pour obtenir cette certification qui vous ouvre les portes des actions éligibles au CPF, il vous faut passer un audit de certification avec un organisme certificateur, sur la base d’un référentiel national qualité unique comprenant 32 indicateurs répartis en 7 critères. Mieux vaut vous préparer à cet audit pour augmenter vos chances de répondre parfaitement aux attendus !
Les étapes à suivre
- demander une certification auprès d’un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le COFRAC ;
- signer un contrat avec l’organisme de certification ;
- vous soumettre à un audit initial ;
- prévoir de passer un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d'obtention de la certification ;
- prévoir de passer un audit de renouvellement au bout de trois ans.
Votre certification Qualiopi en poche…
Si l’audit se conclut par un résultat favorable, vous obtiendrez une certification pour 3 ans. Vous pouvez alors :
- référencer vos formations sur le site MonCompteFormation.gouv.fr : vos stagiaires pourront mobiliser leur Compte Personnel de Formation (CPF) pour financer vos formations
- apposer le logo Qualiopi au regard de votre formation.
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