Rédigez-vous systématiquement un devis ou un contrat de prestation ? Ce document n’est pas obligatoire dans toutes les situations… mais il est toujours fortement conseillé !
Le devis contractualise la relation avec votre client et engage les deux parties une fois accepté par le client. Il est donc important pour la qualité de la relation commerciale autant que pour servir de preuve en cas de litige.
La FNAE vous propose un tour d’horizon de vos obligations en matière de devis et la façon de réaliser des devis irréprochables.
Obligatoire ou facultatif ?
Que la contractualisation soit obligatoire ou simplement facultative, dans tous les cas, elle vous permet de disposer d’un recours en cas de litige tel un impayé par exemple.
Vous devez faire :
- un devis si vous êtes artisan ou commerçant ;
- un contrat de prestation de services si vous êtes prestataire de services.
Devis ou contrat de prestation de services doivent évidemment être acceptés et signés pour être valides.
Ils doivent être émis en deux exemplaires, l'original remis au client, et doivent être conservés pendant 5 ans.
BtoB : si votre client est un professionnel
La contractualisation par le devis ou le contrat de prestation de services est obligatoire si vos clients sont des professionnels (en BtoB c’est-à-dire en business to business).
BtoC : si votre client est un particulier
En BtoC (c’est-à-dire en business to customer), l’obligation de fournir un devis n’est pas systématique mais cependant obligatoire pour certaines catégories d’activité.
Vous pouvez toujours établir un devis à la demande de votre client même s’il n’y a pas d’obligation légale.
En cas de litige, il vous sera systématiquement demandé par votre médiateur de la consommation.
Les activités avec obligation de devis
Certaines activités (exercées, ou non, en auto entreprise), nécessitent systématiquement la création d’un devis et la présence de mentions spécifiques.
- Travaux et dépannage dans les secteurs du bâtiment et de l'équipement de maison
- prestation de déménagement ;
- location de voiture ;
- optique médicale ;
- appareillage auditif ;
- produits et prestations de services destinées à compenser la perte d'autonomie ;
- chirurgie esthétique ;
- prestation funéraire.
- prestations de services à la personne - SAP -.
Gratuit ou payant ?
Le devis ou contrat de prestation est généralement gratuit, mais il peut être facturé si vous en avez informé auparavant votre client.
La réglementation prévoit une obligation de gratuité dans certains secteurs d’activité tels les déménagements, les pompes funèbres, les services à la personne ou la location automobile.
Un devis peut être payant s'il s’apparente à un service : par exemple s’il nécessite une étude approfondie ou un déplacement (par exemple : un dépannage), s’il implique un maintien de l’engagement pendant une longue période. La facturation du devis peut aussi être d’usage dans certaines professions, par exemple chez les architectes.
Devis suite à un démarchage
Un devis établi dans le cadre d’une "vente hors établissement" (démarchage à domicile ou par téléphone), doit préciser obligatoirement le droit de rétractation de 14 jours à compter du lendemain de la signature du devis.
Une amende en l’absence de devis obligatoire
Dans le cas où vous n’auriez pas fourni de devis à votre client alors que cela était nécessaire, vous risquez une amende administrative pouvant aller jusqu'à 3 000 €.
TVA
Si vous êtes redevable de la TVA, n'oubliez pas de mentionner votre numéro d’identification à la TVA, le taux appliqué, les montants HT de la TVA et le montant TTC ainsi que la mention : “TVA acquittée sur les encaissements”.
Si vous n'êtes pas redevable de la TVA, indiquez : “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
Zoom sur l’activité Travaux et dépannage dans les secteurs du bâtiment et de l'équipement de maison
Dans ce secteur d’activité, le devis est obligatoire.
Les activités concernées
- Maçonnerie
- Fumisterie et génie climatique, y compris les énergies renouvelables
- Ramonage
- Isolation
- Menuiserie (y compris entretien des portes de garage, porte de garage automatiques et portails électriques)
- Serrurerie (y compris remplacement de ferme-porte)
- Couverture, toiture (y compris application d'hydrofuge et démoussage)
- Étanchéité (y compris réparation des joints de terrasse, entretien des terrasses et recherche et réparation)
- Plomberie, sanitaires
- Plâtrerie
- Peinture
- Vitrerie
- Miroiterie
- Revêtement de murs et de sols en tous matériaux
- Électricité
- Évacuation des eaux pluviales, curage des eaux usées, nettoyage et débouchage des canalisations
- Entretien et réparation des systèmes d'alarme et de télésurveillance
- Entretien et réparation des plates-formes élévatrices privatives
- Prestations de dératisation et désinsectisation
- Entretien et désinfection des vide-ordures
- Entretien des extincteurs
- opérations de remplacement ou d'adjonction de pièces, d'éléments ou d'appareils, consécutives à la mise en œuvre des prestations listées ci-dessus.
L’engagement du devis
La signature du devis engage le client qui doit ajouter les mentions manuscrites "Lu et approuvé", "bon pour travaux" ou "bon pour accord" au-dessus de sa signature.
Vous devez de votre côté dater et signer le devis.
L’engagement par les arrhes ou acomptes
Si votre client n'a pas signé le devis mais qu'il a versé une partie de la rémunération (sous formes d’arrhes ou d’acompte), ce versement peut aussi avoir valeur d’engagement :
- l’acompte engage les deux partenaires, vous et votre client : si l'une des deux parties veut se désengager, elle devra verser des dommages et intérêts ;
- les arrhes laissent aux parties la possibilité de se désengager : en ce cas, le client qui se désengage perd la somme versée, l’entrepreneur doit quant à lui verser à son client le montant des arrhes multiplié par 2.
Les mentions obligatoires du devis dans ce secteur
Le cadre légal du devis est détaillé dans l’arrêté du 24 janvier 2017 :
- date de rédaction ;
- nom et adresse de l'entreprise ;
- nom du client ;
- lieu d'exécution de l'opération ;
- nature exacte des réparation à effectuer ;
- décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produits nécessaires à l'opération prévue ;
- taux horaire de main-d’œuvre ;
- modalités de décompte du temps estimé ;
- frais de déplacement éventuels ;
- somme globale à payer (si vous êtes redevable de la TVA, la somme HT et TTC) ;
- durée de validité du devis assurant le maintien du prix pendant la durée définie dans le contrat ;
- indication si le devis est gratuit ou payant et son coût éventuel ;
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information au client qu'il peut conserver les pièces, les éléments ou appareils remplacés selon le modèle suivant :
- Souhaitez-vous conserver les pièces, éléments ou appareils remplacés ? OUI □ NON □ suivi de la signature du consommateur précédée de la mention manuscrite " Lu et approuvé".
Penser, même s’il ne s’agit pas de mentions obligatoires à spécifier :
- le versement éventuel d'arrhes ou d'un acompte (si la nature du versement n’est pas précisée, la somme versée sera considérée comme étant des arrhes) ;
Zoom sur les prestations de services à la personne
Vous êtes dans l’obligation d’établir un contrat lorsque le prix mensuel de la prestation ou de l'ensemble des prestations est d'un montant supérieur ou égal à 100 €.
En dessous de cette somme, il n’y a pas d’obligation systématique mais la contractualisation devient obligatoire si votre client vous le demande.
Les mentions obligatoires du contrat
- date de rédaction ;
- durée de validité de l'offre ;
- nom ou raison sociale et adresse du prestataire de services ;
- s'il y en a un, numéro de déclaration d'agrément ou d'autorisation du prestataire de services ;
- nom et adresse du client ;
- lieu unique ou lieu d'intervention ou zone d'intervention indiqué par le client ;
- description de chaque prestation proposée ;
- mode d'intervention proposé (prestataire, mandataire, mise à disposition, sous-traitance) ;
- nombre d'heures de travail correspondant à chaque prestation proposée (sauf si ce n'est pas pertinent au regard de la prestation) ;
- prix horaire ou forfaitaire pour chaque prestation proposée ;
- taux de TVA de chaque prestation s’il y a lieu ;
- montant total à payer ou montant total mensuel ou hebdomadaire (TTC si vous n’êtes pas redevable de la TVA) ;
- le montant détaillé de tous les frais annexes éventuels.
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