Facture obligatoire : pour qui, pour quoi et comment ?

En auto-entreprise, vous avec obligations d’émettre des factures si vous travaillez avec des clients professionnels, c’est-à-dire dans vos relations commerciales baptisée B2B («Business to Business») et si votre entreprise est redevable de la TVA. Selon le code du commerce et le code général des impôts, la facturation entre professionnels est obligatoire pour toute vente de produit ou toute prestation de services. Tout manquement est passible d'une amende administrative d'un montant de 75 000€.

Même si l’émission d’une facture n’est pas obligatoire avec des clients particuliers, vous devez pouvoir en fournir une si le client vous le demande (à noter : dans le cadre de la prochaine réforme de la facturation, les transactions avec vos clients particuliers donneront lieu à l’e-reporting) ou dans le cadre d'une vente à distance (ans ce cas, les mêmes mentions sont obligatoires à l'exception du numéro de Siret qui n'est pas exigé) ou encore pour certains travaux du bâtiment. 

Concernant les prestations de services, la délivrance d'une note, telle que définie dans le CGI, est obligatoire dès lors que le montant est égal ou supérieur à 25€. Aucun formalisme n'est exigé pour l'établissement de cette note.

La facture de l'auto-entrepreneur

Une facture est un document détaillé des marchandises vendues ainsi que des prestations de services effectuées. La note d'honoraires pour une prestation de services en profession libérale répond aux mêmes obligations légales.

Facture et note d'honoraires constituent un élément comptable et doivent donc être établies en double exemplaire : l'original remis au client, le double conservé pendant dix ans. C'est lui que les services de l'Urssaf contrôleront s'ils viennent chez vous.

Facturer à un particulier

Pour la vente de biens, la facture est obligatoire dans les cas suivants :

• si le client la demande,
• pour la vente à distance (avec délai de rétractation, modalités d'application, garanties légales et contractuelles),
• livraison dans l'UE exonérée de TVA .

Pour la prestation de services, la note est obligatoire dans les cas suivants :

• si le tarif est supérieur à 25 euros,
• si le client la demande,
• pour certains travaux du bâtiment.

Les mentions légales

Lorsque vous générez une facture auto-entrepreneur pour l'un de vos clients, vous avez l'obligation de respecter un certain nombre de règles connues sous le terme de "mentions légales".

Dans un souci d'harmonisation entre le code de commerce qui stipule que la facture doit être délivrée «dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services», et le code général des impôts (art. 289) qui dispose que la facture est émise « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services », la loi prévoit désormais (ordonnance n°2019-359 du 24/04/2019)  que la facture doit être délivrée « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services ».

L'amende administrative

Le non-respect des règles (absence de facturation, défaut d'une mention obligatoire) peut entraîner, en cas de contrôle par l'administration, des amendes multiples (1 par mention absente) dont l'amende pénale, toutefois rarement prononcée.

Depuis le 1er octobre 2019, une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association) peut être prononcée par l’autorité administrative chargée de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF). 

Il est donc important de toujours reprendre les mentions légales obligatoires suivantes sur toutes vos factures auto-entrepreneur (art. L.441-9.-I):

En entête

Date d'émission

Elle doit en principe correspondre au jour où la vente du produit ou du service est conclue entre les deux parties, mais les décalages sont acceptés par l'administration.

Numéros de facture

Les numéros de facture doivent se suivre séquentiellement, sans trous, et doivent être précédés sur la facture du libellé "Facture N°". Des séries sont admises pour distinguer, par exemple des périodes (facture n°2019-01-35 puis facture 2019-02-36; bien sûr, la "36" ne peut être datée avant la "35").
Vous ne pouvez pas supprimer une facture émise, mais devez la neutraliser par une facture d'avoir ("Avoir N°") reprenant les références de la facture et numérotée selon les mêmes règles.

Date de la vente ou de la prestation de service

Elle correspond au jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation.

Identité du vendeur

Nom et adresse de l'auto-entrepreneur (et éventuellement votre dénomination commerciale si vous en avez une, mais elle n'est pas obligatoire) avec la mention EI ou Entrepreneur individuel, numéro de SIRET (13 chiffres) ou SIREN (9 chiffres), code NAF, ainsi que la mention "RCS Ville" ou bien "RM Ville", ville étant le nom de la ville où vous vous êtes immatriculé (hors professions libérales qui n'ont pas à s'immatriculer au RCS ni au RM).

Numéro individuel d'identification à la TVA

Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €, vous devez indiquer votre identifiant TVA si vous y êtes redevable de la TVA (dépassement du seuil pour la franchise de base de TVA ou option pour un régime réel d'imposition à la TVA), ou votre numéro de TVA intracommunautaire si vous facturez à des clients résidents au sein de la communauté européenne (facture intra-communautaire). 

Numéro de bon de commande

Ce numéro doit figurer sur la facture dès lors que vous avez établi un bon de commande.

Identité de l'acheteur

Nom et coordonnées de l'acheteur. Si c'est un professionnel : raison sociale, structure juridique et SIREN, numéro de TVA intracommunautaire si la vente est dans l'Union européenne et supérieure à 150 euros. L'adresse de facturation de l'acheteur devra être indiquée si elle est différente de son siège social. 

Dans le corps du document

Désignation des produits et services

Prévoyez une ligne par produit, en indiquant la nature, la quantité, la référence, l'intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix.

Pour les prestations de services, indiquez les matériaux fournis.

Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni

Précisez la quantité et le prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée).

Le prix catalogue

Indiquez le montant total hors taxes (HT) si vous êtes en franchise de TVA et celui toutes taxes comprises (TTC) si vous dépassez le seuil.

Mention du taux de TVA : si vous dépassez le seuil de franchise de TVA ou que vous avez opté pour un régime réel d'imposition à la TVA, indiquez sur chaque ligne le taux correspondant à votre ou vos activités et, en bas de facture, le total de TVA par taux.

Majoration éventuelle de prix

Frais de transport ou d'emballage par exemple.

Réductions et remises

Les réductions de prix (rabais, remises, ristournes) doivent être indiquées par ligne de produits concernées. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées dans la partie totale.

Somme totale à payer

Vous n'êtes pas redevable de la TVA

Sachez que si vous indiquez sur votre facture la mention TTC ou toutes taxes comprises, vous devez reverser la TVA correspondant au service des impôts, même si vous ne l'avez pas collectée. En effet, le fait de mentionner sur votre facture que celle-ci comprend les taxes sous-entend que le prix indiqué et à payer par le client comprend la taxe, de ce fait vous êtes censé avoir collecté la TVA et vous devez donc là reverser.
Il est donc primordial qu'un AE bénéficiant de la franchise de base de TVA ne fasse pas apparaitre la mention TTC sur ses factures.

Vous êtes redevable de la TVA

Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez mentionner : "TVA acquittée sur les encaissements". Vous pouvez pour chaque ligne indiquer le montant TTC à la place du montant HT. Les autres mentions restent obligatoires.

Mentions spécifiques concernant la TVA

• Vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (par défaut, l'auto-entrepreneur ne facture pas de TVA en dessous d'un certain CA) : « TVA non applicable – article 293B du CGI »
• Vous vendez un bien ou une prestation un assujetti établi dans les Départements d’Outre Mer : « exonération de TVA selon l’article.294-2 du CGI »
• Vous vendez un bien ou une prestation un assujetti établi dans un pays membre de l'UE : « Autoliquidation, TVA due par le preneur »
• Vous vendez un bien à un assujetti non établi dans un pays membre de l'UE (hors Union européenne) : « exonération de TVA selon l’article 262 I du CGI ».
• Vous vendez une prestation à un assujetti non établi dans un pays membre de l'UE (hors Union européenne) :  « exonération de TVA en application de l’art. 259B du CGI, TVA due par le preneur » - article 44 – Directive 2006/112/CE

Garantie légale de conformité d'une durée minimale de 2 ans

La mention concerne les biens vendus en magasin appartenant à l'une des catégories suivantes :

• Appareils électroménagers
• Équipements informatiques
• Produits électroniques grand public
• Appareils de téléphonie
• Appareils photographiques
• Appareils, dotés d'un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage
• Jeux et jouets, y compris consoles de jeux vidéo
• Articles de sport
• Montres et produits d'horlogerie
• Articles d'éclairage et luminaires
• Lunettes de protection solaire
• Éléments d'ameublement

En pied de facture

Membre d'un CGA ou AGA

Si vous êtes membre d'un centre de gestion agréé (CGA) ou d'une association de gestion agréée (AGA), vous devez en faire mention en indiquant "Membre d'une [association ou gestion] agréée, le règlement des honoraires par chèque est accepté".

Date limite de paiement

Vous devez indiquer de manière précise la date limite de paiement (la mention "paiement comptant à réception de la facture" est tolérée).

Pénalités de retard

Les pénalités de retard s'appliquent dès le lendemain de la date d'échéance du règlement figurant sur la facture. Elles sont exigibles sans besoin de rappel ni envoi de lettre recommandée.

Indemnité pour frais de recouvrement

Lorsque le débiteur est un professionnel, tout retard de paiement donne lieu, en plus des pénalités de retard, au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement au profit du créancier. Cette indemnité, d'une valeur de 40 euros, est due de plein droit et sans formalité par le professionnel en retard. Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire, le créancier peut demander, sur justifications, une indemnisation complémentaire.

Conditions d'escompte

Cette mention n'est pas obligatoire mais vous permet d'indiquer le taux de réduction que vous appliquez en cas de paiement anticipé. Si vous ne proposez pas d'escompte, utilisez une mention du type "Pas d'escompte pour règlement anticipé".

Délai de rétraction pour les particuliers

Toute facture, à destination d'un particulier, émise lors d'une vente à distance ou à domicile doit indiquer les modalités d'application du délai de rétractation, ainsi que les garanties légales et contractuelles.

Coordonnées de votre médiateur à la consommation

Pour rappel disposer d'une médiation à la consommation est une obligation légale pour tout auto entrepreneur !

Assurance décennale

L'obligation est faite pour certains métiers artisanaux de mentionner sur leur facture et devis leur assurance, dont l'assurance décennale pour un artisan du bâtiment, avec la couverture géographique du contrat ou de la garantie, ainsi que les coordonnées de l'assureur ou du garant.

Mention spéciale pour les artisans du BTP en sous-traitance

La facture doit comporter la mention "Autoliquidation" lorsque les travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA.

Exonération de TVA pour les activités de formation

Lorsque l'autoentreprise bénéficie de l'exonération de TVA pour une activité de formation, il faut préciser : les prestations de formation sont en exonération de TVA au titre de l’article 261-4-4a du CGI... et spécifier le numéro attribué à l'organisme de formation.

Facturation électronique

Aucune obligation pour l'instant de facturation électronique sauf si vous travaillez avec l'Etat : en ce cas, la facturation devra se faire par voie électronique (décret n°2016-1478 du 02/11/2016). Elle répond à certaines normes de sécurité, notamment:

• le format (EDI, XML, PDF, etc.) doit être lisible par tout ordinateur
• une signature électronique peut valider la dématérialisation de la facture
• une transmission sous toute forme électronique garantissant le contrôle traçable et permanent entre la facture et la livraison de bien ou de service.