À l’ère du numérique, la signature se fait virtuelle et vous permet de signer instantanément, où que vous soyez, la quasi-totalité des actes administratifs ou commerciaux. Elle devient même indispensable pour effectuer les formalités d’entreprise via le guichet unique ou pour utiliser votre CPF !
Alors même si la démarche vous rebute, n’attendez pas d’en avoir besoin et d’être bloqué par cette formalité administrative pour créer votre identité numérique !
Signature électronique : quésaco ?
La signature électronique devient la norme pour authentifier et sécuriser tous les actes de la sphère professionnelle et privée.
Elle consiste en un mécanisme cryptographique qui garantit l’identité du signataire d’un document électronique et l’intégrité de ce document.
Elle apporte la preuve de consentement de son auteur et assure donc que l'acte ne puisse être contesté, exactement comme lorsque vous signez manuellement un document en face-à-face.
Carte d’identité de la signature électronique
Avec une identité numérique peuvent être signés tous les documents traditionnellement signés manuellement.
Des caractéristiques précises
Elle doit satisfaire aux exigences suivantes :
- authentique : l'identité du signataire doit être clairement établie ;
- infalsifiable : il doit être impossible pour quelqu'un de se faire passer pour un autre ;
- non réutilisable : la signature est liée au document signé et ne peut être déplacée vers un autre ;
- inaltérable : une fois signé, le document ne peut plus être modifié ;
- irrévocable : le signataire ne peut pas contester la signature après coup.
Ses atouts
Elle permet de :
- envoyer des documents signés facilement et instantanément depuis son ordinateur ou son smartphone ;
- accélérer la signature d’un document et permettre qu’il soit paraphé simultanément par les parties ;
- suivre en temps réel l’avancement des dossiers ;
- sécuriser les données (le tiers de confiance est garant de l'intégrité de vos données) ;
- faire des économies (papier, encre, frais d'envoi ou de déplacement).
La valeur juridique de la signature électronique
La signature électronique a une valeur juridique équivalente à l'écrit sur support papier, comme le précise l'article1366 du Code civil.
Toutes les signatures électroniques sont recevables en justice. En cas de litige ou de contentieux,peuvent être demandées des preuves d’authenticité et d’intégrité… qui dépendent du niveau de signature.
Le choix du niveau de signature dépend de l'usage et de l'enjeu (financier par exemple) du document à signer : en cas de litige, plus votre signature aura un niveau de fiabilité fort, plus il sera difficile de contester la validité de l’acte signé et les engagements qu’il contient.
Guide La signature électronique, guide et cas d’usage, de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FnTC)
Un standard européen
Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 met en application le règlement européen eIDAS qui définit 4 niveaux de signature électronique correspondant à 4 niveaux de sécurité, basés sur des process de validation de l'identité du signataire de plus en plus poussées.
Seul le niveau le plus élevé (la signature électronique dite qualifiée) dispose de la même valeur que la signature manuscrite au regard de la loi.
- simple (niveau 1) ;
- avancé (niveau 2) ;
- avancé (niveau 3) ;
- qualifié (niveau 4).
La signature électronique simple ou numérique ou manuscrite (niveau 1)
La signature électronique manuscrite désigne les signatures dessinées avec la souris ou le pavé tactile sur un fichier numérique par le signataire ou scannées et apposées à la fin d’un document. Elles ne sont pas considérées comme des signatures électroniques, mais ont néanmoins une certaine valeur dans la mesure où elles permettent d'identifier clairement son auteur.
Ses caractéristiques
Cette signature ne nécessite pas de vérification d’identité et repose sur des authentifications électroniques basiques tels l’email, le numéro de téléphone pas exemple. Elle est très simple à mettre en place et facile d’utilisation.
Vous utilisez la signature électronique manuscrite lorsque vous tapez le code secret d’une carte de crédit ou signez manuellement à réception d’un colis sur l’appareil du livreur.
Sa valeur juridique
Sa valeur juridique est limitée en cas de contestation, car elle ne garantit pas parfaitement l’identité du signataire.
Dans quel cas l’utiliser ?
Elle est utile pour signer les documents suivants :
- documents produits en interne pour un usage interne ;
- documents relatifs à des contrats B2B (business to business) dont l’enjeu financier est faible ou modéré ;
- accusés de réception ;
- commandes ;
- état des lieux, quittance de loyer ;
- devis et factures ;
- etc.
La signature électronique avancée (niveau 2)
Basée sur une identification renforcée, elle assure un niveau de sécurité supérieur à la signature simple. C’est le niveau de signature le plus couramment utilisé dans les transactions commerciales et juridiques classiques.
Ses caractéristiques
La signature avancée permet d'identifier le signataire de façon renforcée en liant la signature à son auteur et en garantissant l'intégrité de l'acté signé. Pour ce faire, elle intègre un certificat personnel vérifié par l’autorité de certification sur la base de la pièce d’identité du signataire.
Ce niveau de signature nécessite une authentification par une clef privée personnelle (tel un code secret via SMS reçu sur votre smartphone lorsque vous faites un achat en ligne par exemple).
Sa valeur juridique
Elle offre une protection juridique moyenne et ne peut couvrir les risques importants. Le recours à un tiers de confiance lui confère une plus forte valeur légale.
Dans quel cas l’utiliser ?
- contrat de location ;
- documents de financement, cautions et garanties ;
- accords ou engagements de confidentialité afin de disposer d’un dossier de preuves complet permettant d’authentifier l’engagement.
- etc.
La signature électronique qualifiée (niveau 3 et 4)
Elle assure une protection juridique supérieure aux précédentes signatures, nécessaire lorsque sont en jeu des intérêts financiers, stratégiques très importants. Elle se décline à son tour en 2 niveaux.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3)
Ce niveau de signature permet de s'assurer de l’identité du signataire par l'utilisation d'un certificat de signature électronique qualifié répondant aux exigences du règlement eIDAS, délivré par un prestataire de service de confiance.
Sa valeur juridique
Elle offre un niveau de protection élevée, même s'il est un peu moindre que la signature de niveau 4.
Dans quel cas l’utiliser ?
- documents relatifs à des contrats B2B stratégiques ou avec un enjeu (et donc un risque) financier élevé ;
- contrats, avenants, courriers relatifs à l’exécution du contrat d’appels d’offre pour des marchés publics ;
- compromis de vente immobiliers ;
- contrats d’ouverture de comptes bancaires ;
- contrats de crédits à la consommation, de produits bancaires et d’assurance.
La signature électronique qualifiée (niveau 4)
Ce niveau de signature est le plus sécurisé aux plans technique et juridique. Comme pour la signature de niveau 3, il utilise un certificat qualifié mais il se différencie par le dispositif informatique utilisé pour créer ce certificat car il doit lui-même être certifié.
Ces autorités de certification sont contrôlées par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) en France et par des instances équivalentes dans chaque pays européen.
Sa valeur juridique
Selon le code civil, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite.
Elle bénéficie d’une présomption de fiabilité entraînant un renversement de la charge de la preuve : en clair, en cas de contestation par un tiers, c’est celui qui conteste qui doit apporter la preuve de l'absence de fiabilité.
Dans quel cas l’utiliser ?
Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature qualifiée est généralement réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale car l’enjeu en cas de contestation est très important :
- actes notariés : notaires, huissiers de justice, greffes des tribunaux de commerce, commissaires-priseurs…
- actes d’avocats ;
- actes financiers dans l’Union Européenne ;
- actes auprès d’organismes publics (passation de marchés publics dématérialisés, factures transmises sous format électronique à l’administration fiscale, etc.).
Formalités d’entreprise sur le guichet unique, quelle signature ?
Le guichet unique de l’État pour faciliter les démarches des entreprises permet de réaliser en ligne des déclarations obligatoires multiples, qui répondent à des exigences de sécurité différentes.
- l’immatriculation auprès du guichet unique d’une micro entreprise exige une signature électronique simple ;
- les formalités de changement de situation ou de cessation d’activité nécessitent une signature électronique dite qualifiée.
Comment obtenir sa signature numérique ?
En France, la première solution d’identité numérique est celle de la Poste : FranceConnect et FranceConnect+ permettent l’accès à des centaines de démarches officielles en ligne, dont toutes les formalités d’entreprise via le guichet unique.
Mais d'autres prestataires fournissent aussi des solutions d’identités numériques sécurisées, encadrées par le règlement européen eIDAS.
L’Identité Numérique La Poste
Vous pouvez créer votre Identité Numérique La Poste de deux façons :
- directement en bureau de poste avec votre pièce d’identité ;
- en ligne sur le site de L’Identique Numérique La Poste ou sur l’application mobile dédiée depuis Google Play ou l’App Store.
Les tiers de confiance
Ces tiers de confiance se développent de plus en plus.
France num propose une liste des solutions d’activateurs proposant la signature numérique, moyennant un abonnement mensuel ou annuel.
L’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) met aussi à disposition une liste des organismes délivrant des certificats de signature électronique conforme au règlement eIDAS.
À noter que les prestataires de signature électronique proposent généralement un service d’archivage électronique des documents signés, contre rémunération bien sûr.
Des difficultés ? La solution du mandataire
Obtenir sa signature numérique peut s’avérer compliqué, qu’il s’agisse d’un problème d’accès aux outils numériques, ou par exemple d’un étranger disposant des documents nécessaires pour créer une micro entreprise mais pas des documents nécessaires à l’obtention de la signature électronique.
La FNAE est mandataire auprès de l’Inpi, qui gère le guichet unique : elle peut faire les démarches de formalités d’entreprise en votre nom et à votre place grâce à sa signature électronique.
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